En av de största svårigheterna för många av dagens system för informationshantering, Content Management, är att lyckas befinna sig i teknisk framkant och samtidigt vara lätta att använda. När det kommer till teknisk dokumentation har det svenska informationshanteringssystemet Docfactory hittat en bra mellanväg.

Docfactory används för att skapa och hantera produktmanualer, men också för att i realtid vara sammankopplad med produkten. Systemet riktar sig till både privatpersoner och företag och fokuserar bland annat på Internet of Things och sensorer, samt på hur man kan få ut mätvärden från flera av dessa olika enheter med syftet att presentera dem tillsammans med information mot slutkund eller konsument.
– Vi kan erbjuda traditionella tjänster såsom manualer i PDF-format och böcker, men vi kan också erbjuda möjligheten att låta din teknikpryl säga till dig vad som är fel och vad du kan göra åt det istället för att du ska leta upp manualen och bläddra efter felkoder, säger Tomas Eriksson, utvecklingschef på Docfactory.

Han berättar att Docfactory erbjuder de funktioner som kunden förväntar sig att ett informationshanteringssystem ska innefatta, men att det även innehåller specialiserade funktioner som gör att du kan koppla ihop flera samverkande enheter. Vidare kan du koppla ihop information om produkterna som gör att slutanvändaren får exakt den information som behövs just i den aktuella situationen.
– Låt säga att du har en bil som känner av att den behöver service, då talar bilen själv om det för dig. När du kommer till verkstaden kan den dessutom berätta för servicepersonalen vad det är som behöver åtgärdas och hur de bör utföra det. Ett annat exempel är att du har en smartklocka som mäter din puls. När pulsen går ner och du samtidigt har suttit stilla länge säger den till dig att det är dags att gå upp och röra på dig – och den kan även ge förslag på en passande övning.

Flera användningsområden
Tomas tror att den här typen av specialisering kommer att bli allt viktigare i och med Internet of Things och menar att systemen kommer att bli mer komplexa när flera enheter kommunicerar. 
– Vilken enhet är det som krånglar? Det är inte alltid så lätt att veta. Du kanske måste boota om fyra-fem enheter för att få igång allt igen. Då kan du använda Docfactory för att få rätt information direkt, säger Tomas Eriksson. 
Vill du veta mer om Internet of Things? Klicka här

Systemet är även applicerbart hos företag med stora maskinsystem, speciellt i sådana verksamheter där mycket handlar om att övervaka och underhålla. Genom att direkt få reda på vad som behöver göras, eller vad som eventuellt är fel och hur det ska åtgärdas, frigörs tid som istället kan läggas på andra uppgifter.
– Traditionellt har man använt sig av manualer i vilka det exempelvis står att oljan ska bytas var 1 000:e maskintimme. Någon måste ju då hålla reda på det – men i och med att DocFactory är kopplad till maskinen får personen istället upp ett meddelande som meddelar att det snart är dags att byta olja och hur man gör, säger Tomas och fortsätter:

– Istället för en manual som vi själva läser kan vi nu leverera information om hur produkten mår för tillfället, vad som kommer att behöva ske inom en nära framtid och hur uppgiften kan utföras. Det är ett system för att skapa och hantera information. Man kan funktionshantera den, varianthantera den och språkhantera den. Det blir en form av levande manual.

I grund och botten handlar Docfactory om att ge människor ett beslutsunderlag. 
– Vi gör analyser av värden som vi kan hämta från olika ställen och som vi sedan använder för att presentera rätt information för rätt person, säger Tomas. 

Personlig information
Kunden eller konsumenten kan också själv skriva in personlig information i systemet – till exempel om barnens astmamedicin. 
– Om det exempelvis är kallt ute och ditt barn har köldastma kan du göra en notering som gör att du får en påminnelse om att skicka med astmamedicin när luftfuktigheten ligger över 80 procent och det är kallare än två minusgrader ute.

Han säger att det till syvende och sist endast är användarens fantasi som sätter gränserna.
– I förlängningen kan man såklart göra ännu mer; skicka information till hemtjänst eller vårdpersonal, koppla på rabatter och erbjudanden som bara pushas ut när ett visst värde uppnås och så vidare. Docfactory ger dig möjlighet att skicka ut rätt information, men den ger dig också möjligheten att fortsätta med traditionell manualhantering.