Ineffektiva möten utan syfte och mål kan liknas vid tjuvar som stjäl pengar från företaget, tid från de anställda och framgång för chefen. En ny rapport visar att vi lägger en hel månad per person och år på ostrukturerade slösmöten – och mer tid än så om du är chef.

Sylvia Nylin är vd på Svenska Möten. Hon berättar att prislappen på dessa slösmöten årligen hamnar på 170 miljarder – vilket är nästan tre gånger så mycket som beloppet på sjukfrånvaron.
– En undersökning vi på Svenska Möten har gjort visar att hälften av alla möten upplevs som ineffektiva och skapar en frustration hos de anställda som upplever att de slösar bort sin tid.

4 av 10 styrs av slentrian
Trots det saknar varannan arbetsgivare tydliga riktlinjer och planer när det kommer till möten. Studien visar att 40 procent inte låter behov styra mötena utan att de istället styrs av tradition och slentrian.
Styrs era möten av slentrian? Låt Svenska Möten hjälpa dig att lägga upp en strategi

Svenska Möten har sedan 1981 guidat svenska företag genom mötesplanering. Oavsett storlek på företaget kan de hjälpa dig att lägga upp en strategi för möten och även utbilda inom mötesledning och möteskultur.

”Tydliga spelregler höjer resultaten”
Genom att sätta ett tydligt syfte och mål med varje möte, förbereda både dig själv och de du kallat till mötet genom att maila ut en tydlig agenda och förväntningar samt ta ansvar för att agenda och utsatt tid följs kan du förbättra ditt nästa möte på egen hand.

– Organisationer med tydliga spelregler för sina möten, har löpande utvärderingar och prioriterar möteskulturen utmärkte sig positivt i undersökningen. Genom att avsluta era möten med en kort uppföljning och be om feedback kommer ni att kunna effektivisera era möten och eliminera tidstjuven.

Trendrapporter visar att det blir allt viktigare för företag att ta hänsyn till miljö och hållbarhet när de planerar en konferens eller kick-off. Man tänker lätt på en miljöcertifierad konferensanläggning och en gemensam transport dit – men enligt Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten, är det minst lika viktigt att inkludera alla deltagare redan i planeringsfasen.

– Självklart är valet av en miljöcertifierad konferensanläggning en bra bas, men i planeringen av agenda och aktiviteter är det viktigt att dessutom tänka på gruppens sammansättning och anpassa upplägg och aktiviteter efter deltagarna. Du behöver även vara tydlig med vad som kommer att hända under mötet och vad som förväntas av deltagarna för att ge dem en chans att förbereda sig – något som i sin tur kan minska stressnivån inför dagen.

Hjälper dig att planera konferensen
I mer än 35 år har Svenska Möten hjälpt företag att skräddarsy och planera möten och konferenser för att uppfylla deras syfte och mål. De kan hjälpa dig med allt från mötesplanering och -bokning till  projektledning, deltagarhantering, teambyggande aktiviteter, transport, strategisk rådgivning och utbildning inom mötesledning och möteskultur.
Vill du ha hjälp att planera ett möte eller konferens? Kontakta Svenska Möten här

Enligt Sylvia Nylin kan även arrangören med små, enkla medel hjälpa deltagarna att göra klimatsmarta val under mötet eller konferensen.
– Eftersom Svenska Mötens anläggningar är Svanenmärkta är den miljömässiga delen av mötet omhändertagen, men det kan även gälla lunchen där konferensanläggningar ofta inleder en buffé med grönsaker. Du kan göra samma sak under dina egna möten, det spelar ingen roll hur många eller få ni är. Det viktiga är att puffa deltagarna i rätt riktning; det kommer i längden att kunna förbättra både hälsa, miljö och era konferenser.